JJ-Dentalprogramm

Die Sache mit den XML-Dateien.

Ab dem 1.01.2012 müssen die Zahnärzte ihre Abrechnungen komplett in elektronischer Form an die KZV übermitteln. Eine wesentliche Neuerung für die Dentallaboratorien war die Einführung des Elektronischen Datenaustausches Dentallabor - Zahnarzt.

Dazu mussten sich VDZI und die KZBV auf eine einheitliche Datenschnittstelle zwischen Dentallabor und Zahnarzt einigen und herauskam die XML-Datei. Diese hat die Funktion, dass die Rechnungspositionen maschinenlesbar sind. Also mussten alle Dentalsoftwarehersteller diese Schnittstelle in ihr Programm einbauen.

Ein typisches Beispiel einer XML-Datei

Die Zahnarztsoftware muss quasi als Zwischenhändler diese XML-Datei verarbeiten können. Die Daten wandern dann mit der Abrechnung zu den Kassen.

Stellt sich nun die Frage: Wie kommen die Daten zum Zahnarzt ? Dazu gibt es zwei Wege:

In Zeiten von Internet und Email lässt sich die Datei einfach an das Emailposfach der Zahnarztpraxis versenden. Das ist die einfachste Lösung.
Die Datei wird auf einen USB-Stick kopiert und per Bote an die Praxis geschickt. Hierbei sollte sich das Labor gleich einen grösseren Vorrart an Sticks zulegen. Sie werden verschwinden, so wie Artikulatoren, Magnetplatten etc.

Beide Möglichkeiten wurden im Programm realisiert. Grundsätzlich müssen in den Laborstammdaten einige Angaben gemacht werden. Zur Eingabe der Stammdaten gelangen Sie aus dem Hauptmenü heraus mit der Funktionstaste F4

Wählen Sie hier den Punkt 1 Setup Labordaten

Grundsätzlich notwendig sind:

Laborname so, wie er bei der Handwerkskammer geführt wird.
LaborID wird in manchen Bundesländern von der Innung vergeben
Herstellungsort D für Deutschland, Bindestrich, Stadtname ohne Postleitzahl
Abrechnungsbereich (Hilfe über F1)

und für den Versand per Email wird noch zusätzlich benötigt:

Emailadresse des Labors ( ist quasi auch der Absender)
Die Punkte Postausgangsserver, Benutzername und Passwort sind von Ihrem Provider (Emailanbieter) abhängig.
Es wird SMTP-Protokoll (Simple Mail Transfer Protocol) verwendet, dass standarmässig unter Windows verfügbar ist.
Nicht zu verwechseln mit dem Protokoll IMAP, dass mittlerweile in den meisten Fällen im Emailprogramm verwendet wird.

IMAP benutzt nicht die gleichen Einstellungen wie SMTP!
Das Beispiel zeigt die Einstellungen für ein T-Online Postfach. Bei Arcor heisst der Server mail.arcor.de, bei 1und1 smtp.1und1.de.
Neuere Server benutzen den Port 587, um ausschließlich von authentifizierten Benutzern Mails entgegenzunehmen.
GreetingMode wird nur benötigt, wenn es bei der Anmeldung am Postausgangsserver zu Problemen kommt (wurde aber in letzter Zeit nicht mehr benötigt - also leer lassen).

Mit Kopie an Labor Ja schickt sich das Labor selbst eine Kopie. Wird eigentlich auch nur bei Problemen benötigt, wenn in Praxis nichts ankommt. So ist nachprüfbar, das die Email wenigstens schonmal richtig verschickt wurde.

Das Programm bedient sich hier dem Standard Email-Protokoll (smtp). Damit benötigt es kein installiertes Emailprogramm oder irgendeine andere Speziallösung, die teilweise zu unverschämten Konditionen angeboten werden. Diese Funktion steckt quasi kostenlos in dem Windowsbetriebssystem.

Nach Abspeichern der Daten können die Funktionen direkt unter dem Menüpunkt 10 XML - Test getestet werden

Menüpunk 1 testet das Kopieren einer XML-Testdatei auf einen USB-Stick.

Sollte der USB-Stick nicht gefunden werden, so kann mit dem Punkt USB-Test ein Überblick verschafft werden, welche USB-Geräte erkannt wurden. Bei einigen USB-Hubs (Verteilern) kann es zu Problemen kommen, dass die Sticks nicht richtig erkannt werden und deshalb keinen Laufwerksbuchstaben zugewiesen bekommen. Dann müsste es mit Umverteilen der USB-Geräte probiert werden.

Menüpunkt 2 testet den Versand per Email. Die Adresse ist die des Labors. Der Test sollte mit Send OK enden. Im Laborpostfach sollte dann eine Testemail mit der XML-Datei als Anhang liegen.

Damit sind die Grundvorraussetzungen erfüllt. Jetzt müssen wir nur noch bei den einzelnen Kunden im Kundenstamm eintragen, wie der Kunde die XML-Datei bekommen soll. Dazu wechseln wir in den Kundenstamm (Dental Hauptmenü - 3 Kundenbearbeitung - 2 Kunden ansehen/bearbeiten)

Soll der Kunde die Datei per Mail bekommen, so ist eine gültige Mailadresse in Zeile 8 erforderlich.

Die Entscheidung Stick oder Mail erfolgt unter Punkt 14 Konfiguration Rechnungsformular

Unter Versandart XML-Datei wird die Vorgehensweise festgelegt. Daraus erfolgt dann nach Rechnungsdruck die Entsprechende Ausführung für den Versand.

Bei Auswahl 1 erfolgt automatisch die Abfrage versenden (J/n)

Mit der Funktionstaste F1 wird die XML-Datei in einem Editor angezeigt, mit F2 kann ich die Adresse ändern. Mit der Funktion kann die Datei zu Testzwecken an einen anderen Emailadressaten versendet werden.

Nach Eingabe von ja sollte die Aktion wie beim Test mit Send OK abschliessen

Bei Auswahl 2 erfolgt automatisch die Abfrage kopieren (J/n)

bei Eingabe von J sollte ......

Das war doch jetzt ganz einfach, oder ?

Hinweis:

Die XML-Datei ersetzt keine Rechnung und ist nicht human-readable, d.h. für den Menschen lesbar. Deshalb macht es keinen Sinn Kostenvoranschläge per XML-Datei versenden zu wollen (Zahnärzte und -helferinnen kommen schon mal auf die Idee, erst wollten alle nichts damit zutun haben und dann ...) Das Gleiche gilt für die Monatsaufstellung, geht nicht !!!

Hinweis:

Die Erstellung einer XML.-Datei wird nur vorgenommen, wenn eine gültige Auftragsnummer vorliegt. Diese ist Bestandteil des Dateinamens und wird vom Zahnarztprogramm zur Identifizierung benötigt. Es wird nämlich kein Patientenname verwendet!

Hinweis:

Bei der Konfiguration Rechnungsformular wäre da noch die Zeile BEB-Pos. aufschlüsseln (J/n). Die Frage ist mittlerweile zum Politikum geworden. Bei Angabe von N für nein werden alle privaten Leistungen zu einer Position addiert und als solche ausgegeben. Das war die grundsätzliche Haltung vom Landesinnungsverband und vieler Zahnärzte. Das geht die Kassen nix an. Einige Kassen akzeptieren das nicht und lehnen dann die Abrechnung ab. Keine Aufschlüsselung, kein Geld. Und siehe da, viele knicken ein und verlangen vom Labor die Aufschlüsselung. Die muss dann bei dem Kunden mit J angegeben werden und schon ist Ruhe.

Hinweis:

Es hat sich herausgestellt, dass Emailadressen von web.de und gmx.de sehr viel Probleme bereiten, Emails kommen nicht an oder die Anhänge sind nicht weiter verarbeitbar. Hier wird empfohlen sich eine Emailaddresse von einem seriösen Provider anzulegen. Ich möchte darauf hinweisen, dass der Provider, der den Internetanschluss bereitstellt in der Regel automatisch ohne weitere Kosten mehrere Emailadressen zur Verfügung stellt.